Tietosuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty: 1. tammikuuta 2025

Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, kuinka kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietojasi, kun käytät verkkosivustoamme velmorianhotelstay.com tai käytät hotelli- ja kasinopalvelujamme Hämeenlinnassa. Käsittelemme henkilötietoja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) sekä Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

Pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojakäytännön huolellisesti ennen palvelujemme käyttämistä. Käyttämällä verkkosivustoamme tai palvelujamme vahvistat, että olet lukenut ja ymmärtänyt tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelykäytännöt.

1. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on:

Rekisterinpitäjänä vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että sinulla on mahdollisuus käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi.

2. Tietosuojavastaava

Olemme nimittäneet tietosuojavastaavan (DPO) valvomaan henkilötietojen käsittelyä organisaatiossamme ja varmistamaan GDPR-vaatimusten noudattamisen.

Voit ottaa tietosuojavastaavaan yhteyttä kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, huolenaiheissa tai oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä.

3. Kerättävät henkilötiedot

Keräämme erilaisia henkilötietoja riippuen siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Alla on eritelty keräämämme tietokategoriat.

3.1 Majoitusvaraukset ja hotellipalvelut

• Etunimi ja sukunimi
• Syntymäaika
• Kotiosoite, postinumero ja kaupunki
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Henkilötodistuksen tai passin numero (lainsäädännön edellyttämissä tapauksissa)
• Kansallisuus
• Varauksen tiedot, kuten saapumis- ja lähtöpäivämäärä, huonetyyppi ja erityistoiveet
• Maksutiedot (luottokortti- tai pankkikorttitiedot, laskutustiedot)
• IP-osoite ja selaustiedot varauksen yhteydessä
• Majoitushistoria
• Kanta-asiakkuustiedot ja pistesaldo
• Ruokavaliorajoitukset tai muut erityistarpeet (terveystiedot — käsitellään vain suostumuksellasi)

3.2 Kasinopalvelut

• Henkilöllisyyden todentamiseen tarvittavat tiedot (nimi, syntymäaika, henkilötodistuksen numero)
• Pelaamistiedot ja transaktiohistoria
• Pelirajoitukset ja vastuullisen pelaamisen asetukset
• Voitot ja häviöt
• Rahanpesulainsäädännön (AML) edellyttämät tiedot, kuten varallisuuden alkuperä
• Valvontakameratallenteet (CCTV) kasinotiloissa
• Itsepoissulkemistiedot ja pelikieltorekisteritiedot

3.3 Verkkosivuston käyttö

• IP-osoite
• Selaimen tyyppi ja versio
• Käyttöjärjestelmä
• Sivustolla vierailtujen sivujen tiedot
• Vierailun ajankohta ja kesto
• Viittaavat verkkosivustot
• Evästeet ja vastaavat seurantateknologiat (katso evästekäytäntömme)
• Laitetunnistetiedot

3.4 Asiakaspalvelu ja viestintä

• Kirjeenvaihdon sisältö sähköpostitse, puhelimitse tai chatissa
• Valitusten ja palautteiden tiedot
• Puhelutallenteet (ilmoitamme tallentamisesta etukäteen)
• Tyytyväisyyskyselyiden vastaukset

3.5 Markkinointi ja uutiskirjeet

• Sähköpostiosoite
• Markkinointiviestintäasetukset ja suostumustiedot
• Kiinnostuksenkohteet ja palvelumieltymykset

3.6 Erityiset henkilötietoryhmät

Tietyissä tilanteissa saatamme käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä GDPR:n 9 artiklan mukaisesti, kuten:

• Terveystiedot: erityisruokavaliot, liikuntarajoitteet tai muu majoittumiseen liittyvä terveystieto — käsitellään ainoastaan nimenomaisen suostumuksesi perusteella
• Peliriippuvuuteen liittyvät tiedot: itsepoissulkemis- ja pelikieltomerkinnät vastuullisen pelaamisen tukemiseksi lakisääteisten velvoitteiden nojalla

Käsittelemme erityisiä henkilötietoja vain silloin, kun se on välttämätöntä ja lainmukaista, ja suojaamme niitä erityisen huolellisesti.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi aina yhden tai useamman GDPR:n 6 artiklan mukaisen oikeusperusteen nojalla. Alla on kuvattu kussakin käyttötarkoituksessa sovellettava oikeusperuste.

4.1 Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artikla 1 kohta b)

Käsittelemme henkilötietojasi, kun se on välttämätöntä sinun kanssasi tekemämme sopimuksen täytäntöönpanoa varten tai sopimusneuvotteluiden yhteydessä. Tähän kuuluu:

• Hotellihuoneen varauksen käsittely ja vahvistaminen
• Majoituspalveluiden järjestäminen
• Laskutus ja maksujen käsittely
• Erityistoiveiden toteuttaminen
• Sisään- ja uloskirjautumisen prosessit
• Kanta-asiakasohjelman hallinta

4.2 Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 artikla 1 kohta c)

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme :lle asetetut lakisääteiset velvoitteet, kuten:

• Majoitusliikkeille asetetut kirjanpito- ja ilmoitusvelvollisuudet (Suomen kirjanpitolaki)
• Rahanpesun estämistä koskevat velvoitteet (AML-lainsäädäntö, laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä 444/2017)
• Kasinotoimintaa koskevat lupaehdot ja valvontaviranomaisille tehtävät ilmoitukset
• Verotukseen liittyvät velvoitteet
• Peliriippuvuuden ehkäisyyn liittyvät lakisääteiset velvoitteet
• Vieraskirjanpito (laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 308/2006)
• Henkilöllisyyden tarkistaminen alaikäisten pääsyn estämiseksi kasinotiloihin

4.3 Oikeutettu etu (GDPR 6 artikla 1 kohta f)

Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella silloin, kun etumme ei ylitä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia. Tähän kuuluu:

• Turvallisuuden varmistaminen valvontakamerajärjestelmällä (CCTV) hotelli- ja kasinotiloissa
• Petostentorjunta ja turvallisuustoimet
• Verkkosivuston toimivuuden ja tietoturvallisuuden ylläpito
• Palvelujen kehittäminen ja parantaminen asiakaspalautteen perusteella
• Oikeudellisten vaatimusten käsittely ja hallinta
• Sisäinen raportointi ja liiketoiminnan analytiikka
• Suoramarkkinointi olemassa oleville asiakkaille heidän aiemman asiakkuutensa perusteella (sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 917/2014 mukaisesti)

4.4 Suostumus (GDPR 6 artikla 1 kohta a)

Tietyissä tapauksissa pyydämme sinulta nimenomaisen suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn. Tällaisia tilanteita ovat:

• Uutiskirjeiden ja sähköpostimarkkinoinnin vastaanottaminen
• Evästeet ja seurantateknologiat, jotka eivät ole välttämättömiä palvelun toiminnalle
• Erityisten henkilötietoryhmien käsittely (esim. ruokavalio ja terveystiedot)
• Kolmannen osapuolen markkinointiviestintä

Suostumus on aina vapaaehtoinen, ja sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa ilman seurauksia. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneeseen käsittelyn lainmukaisuuteen.

4.5 Elintärkeä etu (GDPR 6 artikla 1 kohta d)

Saatamme käsitellä henkilötietoja, jos se on välttämätöntä rekisteröidyn tai muun luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi, esimerkiksi hätätilanteissa, joissa henkilöturvallisuus on vaarassa.

4.6 Yleinen etu tai julkinen valta (GDPR 6 artikla 1 kohta e)

Tietyissä tilanteissa voimme käsitellä tietoja yleiseen etuun liittyvien tehtävien suorittamiseksi tai lakisääteisten viranomaispyyntöjen täyttämiseksi.

5. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Käytämme keräämiämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

5.1 Palvelujen tarjoaminen

• Hotellivarausten käsittely, vahvistaminen ja hallinta
• Majoituspalvelujen järjestäminen ja asiakkaan vastaanottaminen
• Kasinopalvelujen tarjoaminen ja pelitilien hallinta
• Ravintola- ja muiden oheispalvelujen järjestäminen
• Asiakastoiveiden ja erityistarpeiden toteuttaminen
• Kanta-asiakasohjelman ylläpito ja etujen myöntäminen

5.2 Laskutus ja maksut

• Maksujen käsittely turvallisesti
• Laskujen ja kuittien lähettäminen
• Palautusten käsittely
• Taloudellisten transaktioiden kirjanpito

5.3 Asiakaspalvelu ja viestintä

• Asiakastiedusteluihin ja -palautteisiin vastaaminen
• Varausvahvistusten ja -muutosten viestiminen
• Palveluhäiriöistä tai muutoksista tiedottaminen
• Asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttaminen

5.4 Turvallisuus ja lakisääteiset velvoitteet

• Hotelli- ja kasinotilojen turvallisuuden varmistaminen CCTV-valvonnan avulla
• Rahanpesun estäminen ja asiakkaan tuntemisvelvoitteen (KYC) täyttäminen
• Ikärajojen valvominen kasinotiloissa
• Peliriippuvuuden ehkäisy ja vastuullisen pelaamisen tukeminen
• Itsepoissulkemis- ja pelikieltorekisterin ylläpitäminen
• Viranomaisille tehtävien ilmoitusten täyttäminen

5.5 Markkinointi ja personointi

• Suoramarkkinoinnin lähettäminen suostumuksesi tai oikeutetun etumme perusteella
• Palvelutarjousten räätälöiminen kiinnostustesi perusteella
• Tarjousten ja kampanjoiden viestiminen
• Personoitujen suositusten tarjoaminen

5.6 Verkkosivuston kehittäminen ja analytiikka

• Verkkosivuston toimivuuden ja käytettävyyden parantaminen
• Käyttäjäkokemuksen optimointi
• Teknisten virheiden ja tietoturvaongelmien tunnistaminen
• Kävijätilastojen kerääminen anonymisoituina

6. Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen

Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Saatamme kuitenkin jakaa tietoja seuraavissa tapauksissa:

6.1 Alihankkijat ja palveluntarjoajat

Käytämme huolellisesti valittuja alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tietojen käsittelijöinä GDPR 28 artiklan mukaisesti. Näihin kuuluvat:

• Maksujenkäsittelypalvelut ja pankit
• Pilvipalvelu- ja IT-infrastruktuuripalvelut
• Varausjärjestelmien ja hotellinhallintajärjestelmien toimittajat
• Sähköpostimarkkinoinnin ja viestintäalustan palveluntarjoajat
• Analytiikka- ja tilastopalvelut
• Turvallisuus- ja vartiointipalvelut
• Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut
• Oikeudelliset neuvonantajat

Kaikkien alihankkijoidemme kanssa on tehty GDPR:n mukainen tietojenkäsittelysopimus, ja ne käsittelevät tietoja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti.

6.2 Viranomaiset ja lainvalvonta

Saatamme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisille viranomaisille, kuten:

• Poliisille rikostutkimuksen yhteydessä
• Veroviranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• Rahanpesun selvittelykeskukselle AML-ilmoitusten yhteydessä
• Arpajaishallinnon viranomaisille kasinolisenssiin liittyvissä asioissa
• Muille viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden edellyttämässä laajuudessa

6.3 Yrityskaupat ja omistusjärjestelyt

Yritysjärjestelyjen, fuusion, yrityskaupan tai liiketoimintasiirron yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää uudelle omistajalle tai kolmannelle osapuolelle. Tiedotamme sinulle tällaisista muutoksista etukäteen.

6.4 Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Pyrimme käsittelemään kaikki henkilötiedot EU:n tai ETA:n alueella. Jos tietoja siirretään kolmansiin maihin, varmistamme, että siirto tapahtuu GDPR:n luvun V mukaisesti käyttäen asianmukaisia suojatoimia, kuten:

• Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä
• Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC)
• Sitovia yrityssääntöjä (BCR)
• Muita GDPR 46 artiklan mukaisia suojatoimia

Voit pyytää lisätietoja kolmansiin maihin tehtävistä siirroista ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaamme.

7. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen alkuperäisen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Alla on eritelty eri tietokategorioiden säilytysajat:

Säilytysajan umpeuduttua henkilötiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan. Tietojen poistaminen tapahtuu automaattisten prosessien avulla säilytysaikataulun mukaisesti.

8. Rekisteröidyn oikeudet

GDPR takaa sinulle useita oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Alla on kuvattu kaikki oikeutesi ja ohjeet niiden käyttämiseen.

8.1 Oikeus saada tietoja (GDPR 13 ja 14 artikla)

Sinulla on oikeus saada selkeät tiedot siitä, miten henkilötietojasi kerätään ja käsitellään. Tämä tietosuojakäytäntö täyttää kyseisen tiedottamisvelvoitteen.

8.2 Oikeus tutustua tietoihin (GDPR 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, sekä pääsy kyseisiin tietoihin. Voit pyytää kopiota käsittelemistämme henkilötiedoistasi.

8.3 Oikeus tietojen oikaisemiseen (GDPR 16 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten henkilötietojesi oikaisemista ilman aiheetonta viivytystä. Voit myös täydentää puutteellisia tietoja.

8.4 Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") (GDPR 17 artikla)

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista. Tämä oikeus ei ole ehdoton, ja se voidaan evätä, jos:

• Tietojen käsittely on välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• Tietojen käsittelyllä on muu laillinen peruste, joka ohittaa poistamisoikeuden
• Tiedot ovat tarpeen oikeudellisen vaateen käsittelemiseksi tai esittämiseksi

8.5 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR 18 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, kuten:

• Tietojen tarkkuus on kiistetty
• Käsittely on lainvastaista, mutta et halua tietojasi poistettavan
• Emme enää tarvitse tietoja, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellista vaadetta varten
• Olet vastustanut käsittelyä oikeutetun edun perusteella

8.6 Oikeus tietojen siirrettävyyteen (GDPR 20 artikla)

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella automaattisesti.

8.7 Oikeus vastustaa käsittelyä (GDPR 21 artikla)

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Sinulla on ehdoton oikeus vastustaa suoramarkkinointia varten tapahtuvaa käsittelyä, eikä se edellytä erillisiä perusteluja.

8.8 Oikeudet automaattisessa päätöksenteossa ja profiloinnissa (GDPR 22 artikla)

Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeudellisia vaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia. Käytämme automaattista päätöksentekoa tai profilointia vain, jos se on välttämätöntä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, sinulla on antanut siihen nimenomainen suostumuksesi tai se on sallittua lakisääteisesti. Tässä tapauksessa voit vaatia ihmisen suorittamaa uudelleentarkastelua.

8.9 Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneeseen käsittelyyn.

8.10 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely loukkaa tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on:

Kehotamme sinua ottamaan meihin yhteyttä ensin, ennen kuin teet valituksen valvontaviranomaiselle. Pyrimme ratkaisemaan kaikki tietosuojaan liittyvät huolenaiheet nopeasti ja asianmukaisesti.

8.11 Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää kaikkia yllä kuvattuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä:

• Sähköpostitse: privacy@velmorianhotelstay.com
• Kirjeitse: , Tietosuojavastaava,

Vastauksesi pyyntöön toimitetaan ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö voi tietyissä tapauksissa edellyttää henkilöllisyytesi todentamista ennen tietojen luovuttamista tai toimenpiteiden toteuttamista. Palvelu on lähtökohtaisesti maksuton, mutta kohtuuttomista tai ilmeisen perusteettomista pyynnöistä voimme periä hallinnollisen maksun tai kieltäytyä pyyntöön vastaamisesta.

9. Evästeet ja seurantateknologiat

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi verkkosivuston toiminnan mahdollistamiseksi ja parantamiseksi.

9.1 Käyttämämme evästetyypit

• Välttämättömät evästeet: Sivuston teknisen toiminnan kannalta välttämättömät evästeet, jotka eivät edellytä suostumustasi.
• Toiminnalliset evästeet: Muistavat valintasi ja asetuksesi, kuten kieliasetukset. Edellyttävät suostumuksesi.
• Analytiikkaevästeet: Keräävät tietoa sivuston käytöstä tilastollisiin tarkoituksiin. Edellyttävät suostumuksesi.
• Markkinointievästeet: Mahdollistavat kohdennetun mainonnan esittämisen. Edellyttävät nimenomaisen suostumuksesi.

Voit hallita evästeasetuksiasi sivustollamme näkyvän evästebannerin kautta tai selaimesi asetuksissa. Huomaa, että välttämättömien evästeiden poistaminen käytöstä saattaa heikentää sivuston toiminnallisuutta.

10. Tietoturva

Suojaamme henkilötietojasi asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai tuhoamiselta. Tietoturvatoimenpiteihimme kuuluvat muun muassa:

• Tietojen salaus siirron aikana (TLS/SSL) ja levossa
• Pääsynhallinta ja roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta
• Säännölliset tietoturvatarkastukset ja haavoittuvuusarvioinnit
• Henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvakoulutus
• Palomuurit ja tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmät
• Tietosuojavaikutusten arvioinnit (DPIA) riskialttiissa käsittelytoimissa
• Tietoturvaloukkausten hallintamenettelyt

Tietoturvaloukkauksen tapahtuessa ilmoitamme asiasta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta GDPR 33 artiklan mukaisesti. Jos loukkauksesta aiheutuu korkea riski oikeuksillesi ja vapauksiillesi, ilmoitamme siitä myös sinulle henkilökohtaisesti.

11. Alaikäisten tietosuoja

Verkkosivustomme ja kasinopalvelumme on tarkoitettu ainoastaan täysi-ikäisille henkilöille (18 vuotta täyttäneille). Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta. Jos saamme tietoomme, että olemme tahattomasti keränneet alaikäisen henkilötietoja, poistamme kyseiset tiedot välittömästi. Vanhemmilla tai huoltajilla on oikeus ottaa meihin yhteyttä, jos he epäilevät alaikäisen tietoja olevan rekisterissämme.

12. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Saatamme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain lainsäädännön muutosten, palvelujemme kehittymisen tai muiden syiden vuoksi. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista verkkosivustollamme tai suoraan sinulle sähköpostitse, jos meillä on yhteystietosi. Muutosten voimaantulopäivämäärä on aina merkitty asiakirjan alkuun.

Kehotamme sinua tarkistamaan tietosuojakäytäntömme säännöllisesti. Palvelujemme jatkuva käyttäminen muutosten jälkeen merkitsee päivitetyn tietosuojakäytännön hyväksymistä niiltä osin, kuin käsittely ei perustu suostumukseen.

13. Yhteystiedot

Kaikissa tietosuojaan ja henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, pyynnöissä ja huolenaiheissa voit ottaa meihin yhteyttä seuraavasti:

Vastaamme tietosuojapyyntöihin mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 30 päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Monimutkaisissa tapauksissa vastausaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella, josta ilmoitamme sinulle etukäteen.

Pyrimme aina löytämään ratkaisun, joka kunnioittaa sekä tietosuojaoikeuksiasi että lakisääteisiä velvoitteitamme. Otamme kaikki tietosuojaan liittyvät yhteydenotot vakavasti ja käsittelemme ne luottamuksellisesti.